Zarządzanie dokumentami dla praktyk i firm prawniczych

M-Files oferuje przyjazny w użyciu system zarządzania dokumentami, który zapewnia bezpieczne, łatwe w użyciu i niedrogie narzędzie do organizacji dokumentów. Umożliwia tworzenie przepływów pracy realizowanych w oparciu o te dokumenty. Ułatwia obserwację zmian w ważnych dokumentach, zarządzanie informacjami i procesami typowymi dla praktyki prawniczej lub kancelarii prawnej.

Wsparcie dla dowolnego typu dokumentu prawnego

M-Files obsługuje praktycznie każdy typ dokumentu prawnego lub informacji: formularze, zapisy klienta, akta, umówy, pism procesowych, zeznania, uchwały, badania prawne itp. Ponadto, podstawowe dokumenty biznesowe związane z codzienną działalnością firmy mogą być zarządzane i śledzone. Obsługa e-maili i dokumentów papierowych przebiega sprawnie dzięki zintegrowanemu skanowaniu OCR (Optical Character Recognition)..

 

Szybkie wyszukiwanie dokumentów

Po zapisaniu do magazynu M-Files wszystkie dokumenty są indeksowane i gotowe do natychmiastowego wyszukiwania. Dostęp do właściwego dokumentu jest zapewniony dzięki systemowi wersjonowania. M-Files zawsze uruchamia najbardziej aktualną wersję pliku, ale daje dostęp do starszych jego wersji. Starszą wersję pliku można przywrócić z serwera dokumentów jeżeli zajdzie taka potrzeba. Dzięki temu mechanizmowi nie zachodzi obawa, że jakiś plik został przypadkowo nadpisany.

M-Files eliminuje chaotyczne i trudne w zarządzaniu foldery systemu Windows, oferując elastyczne metody klasyfikacji i organizacji  dokumentów. M-Files pozwala zdefiniować etykietę i dodać ją do dowolnego typu dokumentu. Istotą działania systemu jest to, że pliki składowane są na serwerze plików i z tego miejsca regulowany jest do nich dostęp. Eliminuje to problemy ze znajdywaniem pliku. Jeżeli dokument znajduje się w M-Files, to można go znaleźć łatwo i szybko na kilka sposobów.

Bezpieczny, centralny magazyn dokumentów dostępny zawsze i wszędzie

M-Files umożliwia ustawianie uprawnień dostępu do dokumentu w celu zapewnienia bezpieczeństwa zawartych w nim danych. Uprawnienia można ustawić indywidualnie lub dla grup, np. „widoczny tylko dla partnerów ” lub „Tylko do odczytu dla wszystkich, do edycji tylko przez Zarząd”. Istnieje również możliwość zdalnego dostępu do dokumentu, jeśli jego wykorzystanie będzie konieczne podczas nieobecności w biurze. W przypadku braku dostępu do Internetu wszystkie dokumenty mogą być dostępne offline.

Automatyzacja procesów przeglądania i zatwierdzania dokumentów przy jednoczesnej eliminacji obiegu dokumentów papierowych

Automatyzacja procesów związanych z dokumentami w firmie poprawi efektywność i wydajność pracy w Twojej firmie. M-Files pomoże Ci zarządzać takimi procesami jak: przegląd i zatwierdzanie umów, zgłaszanie zadań, tworzenie ofert. M-Files poinformuje Cię o terminach zobowiązań prawnych, pomoże w przetwarzaniu faktur.

System automatycznego skanowania i nadawanie etykiet dokumentów dokumentom zastąpi szafki pełne segregatorów i nieefektywny obieg papierowych dokumentów.

Typowe zastosowania i korzyści z zarządzania dokumentami w praktyce prawniczej

• Przechowywanie dokumentów w bezpiecznym centralnym magazynie.
• Organizacja i indeksowanie dokumentów przez nadanie etykiet takich jak klient, zdarzenie, data lub kryterium.
• Wyszukiwanie i pobieranie dokumentów poprzez znajdowanie słów kluczowych w nazwie pliku i jego właściwościach albo wyszukując słowo w dokumencie.
• Automatyzacja typowych procesów, takich jak przetwarzanie umów prawniczych, rozpatrywanie i zatwierdzenie dokumentów.
• Efektywne zarządzanie i wyszukiwanie e-maili i skanowanych dokumentów papierowych.
• Zapewnienia zdalnego dostępu dla członków firmy poza biurem lub u klienta.