Łatwe zarządzanie dokumentami prowadzi do wzrostu efektywności i jakości produkcji

M-Files to sprawdzony, profesjonalny system zarządzania dokumentacją inżynierską, stosowany obecnie w środowiskach produkcyjnych na całym świecie, wspomagający tworzenie lepszych produktów i wprowadzanie ich szybciej na rynek.

Jako system DMS, M-files zapewnia bezpieczne, łatwe w użyciu i niedrogie narzędzie do centralnej organizacji, zarządzania i śledzenia ważnych dokumentów, informacji i procesów typowych dla zakładów produkcyjnych. Program wspiera praktyki „Lean” i programy zarządzania jakością, które zapewniają efektywne prowadzenie procesów produkcyjnych zgodnie z normami ISO.

Zarządzanie plikami i błyskawiczna lokalizacja wszelkiego rodzaju dokumentów produkcyjnych, w tym dokumentów papierowych i e-mail.

M-Files umożliwia bezproblemowe zarządzanie plikami CAD, rysunkami, specyfikacjami technicznymi, planami, dokumentacją projektową. Podstawowe dokumenty biznesowe związane z codzienną działalnością firmy mogą być zarządzane i monitorowane. Obsługa e-maili i dokumentów papierowych przebiega sprawnie dzięki zintegrowanemu skanowaniu OCR..

Wyszukiwanie dokumentów w M-Files

Wszystkie dokumenty znajdujące się na serwerze mogą zostać łatwo wyszukane. Dostęp do odpowiedniej wersji danego dokumentu jest zapewniony w skutek działania mechanizmu wersjonowania dokumentów. Domyślnie uruchamiana jest najnowsza wersja pliku, ale każdą wcześniejszą, zapisaną na serwerze wersję, da się przywrócić. Organizacja dokumentów w M-Files jest elastyczna i można ją dopasować pod kątem konkretnego klienta. W przeciwieństwie do sposobu w jakim pliki są przetrzymywane w systemie Windows, istnieje możliwość nadania plikowi etykiety, która potem ułatwi jego znalezienie i klasyfikację.

Zautomatyzowany przepływ pracy to poprawa wydajności i jakości

Automatyzacja przepływu pracy buduje wiarygodność i powtarzalność procesów produkcyjnych, eliminując błędy, opóźnienia i duplikaty. Elastyczny przepływ pracy w M-Files może zautomatyzować zasadniczo każdy proces, od najprostszych, aż po skomplikowane procesy zatwierdzania, wieloetapowe przepływy pracy z wieloma zainteresowanymi stronami. Łatwo konfigurowalny przepływy pracy może zawierać informacje o przebiegu dokumentów, ich sprawdzeniu, zatwierdzeniu oraz informuje, gdy zadania są zakończone. Procesy oparte na przekazywaniu dokumentów papierowych można wyeliminować zapewniając natychmiastowy wzrost wydajności, przy zmniejszeniu liczby błędów i opóźnień, co zapewnia ukończenie  projektów na czas i zgodnie z założonym budżetem, przy jednoczesnym zwiększeniu  rentowności i jakości podejmowanych działań.

M-Files zapewnia zwiększenie efektywności zarządzania produkcją poprzez przechwytywanie i indeksowanie wszystkich dokumentów sprzedaży, wymiany informacji i zapisów projektu oraz umożliwia zdalny dostęp do dokumentów dla przedstawicieli firmy.

Zgodność z ISO i powiązanie procedur audytu

Otrzymanie certyfikatów ISO 9000, ISO 9001 i innych norm produkcyjnych wymaga prowadzenia ścieżki audytu oraz rejestracji podjętych działań w formie dokumentacji, przy jednoczesnej możliwości indeksowania i przeszukiwania archiwum wszystkich dokumentów, w tym wiadomości e-mail i skanowanych dokumentów papierowych. Sprawne prowadzenie tych czynności znacząco przyspiesza proces audytu.

Poprawa współpracy i kontroli

• Dzięki automatycznemu wersjonowaniu tworzona jest historia wszystkich zmian. W historii zapisywane są jedynie zmiany między kolejnymi wersjami, co minimalizuje ilość zajmowanego przez zasoby miejsca, co jest dość ważne, gdy mamy do czynienia z dużymi plikami CAD.
• Wprowadzanie i wyprowadzanie dokumentów to mechanizm, który blokuje możliwość jednoczesnego modyfikowania jednego pliku przez dwie osoby. Ułatwia to pracę zespołową oraz pozwala uniknąć konfliktów i utraty danych, gdy jedna osoba nadpisuje dokumenty wprowadzone przez współpracownika.
• Bezpieczny dostęp do dokumentów z wykorzystaniem Windows Active Directory.
• Zdalny dostęp w trybie offline sprawia, że ​​dokument może być używany w pracy lub poza miejscem pracy, nawet przy braku dostępu do Internetu.
• Zapisywane są jedynie operacje na dokumencie, a nie sam dokument.

Integracja z programem AutoCAD^®

M-Files zapewnia integrację z programem AutoCAD^® . Obsługiwane są odnośniki, wyszukiwanie tekstowej zawartości w plikach DWG i wstawianie etykiet do rysunków programu AutoCAD^®. Można np. automatycznie podczytywać w tabliczce rysunkowej dokumentu stworzonego w AutoCAD^® numer części lub imię i nazwisko odpowiedzialnego za projekt inżyniera czy projektanta.

Typowe zastosowania M-Files i korzyści z zarządzania dokumentami w firmie produkcyjnej

• Organizowanie i indeksowanie dokumentów dotyczących projektu, klienta lub innego kryterium.
• Wyszukiwanie i pobieranie dokumentów poprzez wpisanie etykiety lub słowa kluczowego
• Automatyzacja procesów przeglądu i zatwierdzenia rysunków technicznych, zamówień, zmian, specyfikacji oraz każdego innego rodzaju dokumentu.
• Zapewnienie zgodności ze standardami ISO 9000 i ISO9001.
• Utrzymanie ścieżki audytu jakości i procedur zarządzania w procesie ciągłego doskonalenia.
• Integracja z systemami ERP w celu stworzenia jednolitego środowiska IT.