1. Korzystanie z narzędzi administratora serwera. Narzędzia mogą by wywołane z systemowego „Tray”, bądź uruchomione z menu start, jak również bezpośrednio z miejsca zainstalowania na programu na dysku.
2. Umożliwienie użytkownikom dostępu do systemu.
Udostępnianie zasobów odbywa się na dwóch etapach:
- Nadawanie uprawnień do serwera
- Nadawanie uprawnień do konkretnego magazynu na serwerze
- Nadawanie uprawnień do konkretnego magazynu na serwerze
2.1 Nadawanie uprawnień do serwera
Aby dodać użytkowników do systemu należy z poziomu administratora serwera wybrać na drzewku po prawej stronie serwer, następnie wskazać konta użytkowników. Należy dodać konta lub zaimportować je z active directory.
- Tworzenie nowego konta logowania lub import kont z active directory
- Nowe konto logowania
W obszarze nazwa użytkownika należy wpisać nazwę którą będzie się logował do systemu.
W obszarze autoryzacja możemy wybrać Autoryzacja w Windows - jest to dobre rozwiązanie jeżeli mamy do czynienia z active directory. Po wybraniu tej opcji należy wpisać jakie konto ma się logować do M-Files. użytkownicy nie muszą wpisywać ponownie hasła za każdym razem kiedy logują sie do systemu M-Files, wystarczy że są zalogowani w systemie Windows. Autoryzacja w M-Files – jest to rozwiązanie stosowane w przypadki gdy nie korzystamy z kont systemu Windows. Logowanie do systemu M-Files odbywa się poprzez podanie loginu i hasła. jest to również dobre rozwiązanie, jeżeli z systemu korzysta osoba spoza domeny firmy – kontrahent, czy gość.
Wypełnienie rubryk z obszaru Informacje osobiste ułatwia komunikację między użytkownikami, tworzenie przypisań, powiadomień itp.
Typ licencji – jest zależny od wykupionej przez firmę puli licencji. Można przyznać licencję imienną wtedy użytkownik będzie mógł sie zalogować do systemu zawsze. Użytkownik licencji pływającej – korzysta z puli licencji pływających i podczas logowania zabiera pierwszą wolną licencję. Na jednej licencji pływające może pracować w systemie dowolna ilość osób, ale tylko jedna naraz. Użytkownicy wersji demonstracyjnej mogą wybrać dowolną licencję z puli dostępnych.
Konto logowania jest wyłączone - pozwala wyłączyć możliwość logowania użytkownika na poziomie serwera.
Administrator systemu – to opcja która umożliwi użytkownikowi nie tylko logowanie do systemu M-Files, lecz także modyfikowanie ustawień serwera korzystając z narzędzi administratora serwera.
Import kont logowania z active directory odbywa sie w sposób analogiczny. Należy z listy rozwijanej wybrać domenę, następnie jednostkę organizacyjną. W obszarze „wybierz użytkowników do importowania” można podejrzeć aktualnie wybranych użytkowników z domeny, następnie zbiorczo wybrać jedynie typ licencji.
2.2 Nadawanie uprawnień do konkretnego magazynu
Dodawanie użytkowników do magazynu
Dodać użytkowników do magazynu można z obszaru „Użytkownik” w węźle odpowiadającym konkretnemu magazynowi. Wybierając opcję Nowy użytkownik mamy możliwość stworzenia użytkownika magazynu na podstawie istniejącego konta logowania stworzonego w poprzednim punkcie (2.1) którego wybierzemy z listy rozwijanej. W karcie tworzenia nowego użytkownika z listy rozwijanej możemy zaznaczyć dodatkowe opcje które nadają większe lub mniejsze uprawnienia niż standardowe. Import indywidualnych użytkowników służy zaimportowaniu użytkownika z active directory. Jeżeli konto logowania nie jest stworzone, zostanie ono stworzone automatycznie. Dostępna jest również opcja import grupy użytkowników – która na podstawie grup z active directory tworzy użytkowników magazynu i – jeżeli nie były stworzone wcześniej – konta logowania.
Nowy użytkownik
